Tarefas
Imagine precisar alocar milhares de visitas por mês, mas ter que mexer uma tarefa de cada vez, sem contexto ou visão clara de prioridade. Esse era o cenário vivido pelos times comerciais: alto volume, pouca informação e muito retrabalho. Com mais de 40 mil movimentações mensais, ficou evidente que a experiência precisava evoluir.
Métricas de Sucesso
Principais Responsabilidades
- Discovery com entrevistas com agentes, especialistas de campo e líderes operacionais
- Mapeamento de fluxos: individuais, em massa e por agrupamentos
- Redesenho de interfaces para desktop/tablet e mobile, respeitando contexto de uso
- Definição de eventos traqueados para validar eficiência da solução
Principais Ofensores
Cards de tarefa com pouca informação
Usuários precisavam recorrer a planilhas externas para entender o histórico dos clientes.
Alocação individualizada e manual
Processo lento e cansativo para quem lida com milhares de tarefas.
Falta de contexto da “piscina"
Dificuldade de priorização quando tudo parecia igual.
Baixa visibilidade da qualidade do lead
Impactava diretamente na conversão em visitas e vendas.
O Problema
Antes da reformulação, os principais problemas identificados eram:
- Cards de tarefa com poucas informações: dificultando a tomada de decisão e aumentando a dependência de ferramentas externas.
- Alocação individualizada: o usuário precisava movimentar tarefa por tarefa, mesmo em cenários repetitivos.
- Falta de contexto da “piscina”: era difícil entender rapidamente quais tarefas priorizar ou quais perfis de cliente estavam sendo atribuídos.
- Baixa visibilidade da qualidade dos leads: o que impactava diretamente na conversão de visitas em vendas.
Esses fatores somados aumentavam o tempo de execução, a frustração do usuário e diminuíam a eficácia da operação.
A Pesquisa
Durante o processo de discovery, conduzi entrevistas com agentes e especialistas de campo, além de líderes operacionais que trouxeram dores claras:
Design precisa refletir o contexto operacional
Muitos usuários relataram que precisavam recorrer a outras ferramentas ou planilhas para entender o histórico de um cliente antes de alocar uma tarefa. Isso deixava o processo mais lento e propenso a erros. A partir desse insight, ficou claro que trazer informações críticas diretamente para o card de tarefa era essencial para reduzir fricções e permitir decisões mais ágeis e informadas.
“Às vezes eu perco mais tempo indo atrás da informação do que alocando a tarefa em si.”
Agilidade sem abrir mão da qualidade
Apesar da necessidade de rapidez na operação, os usuários deixaram claro que agilidade sem contexto podia gerar retrabalho e visitas improdutivas. A demanda era por uma forma de alocar em massa, sim, mas com visibilidade sobre o perfil e o potencial de cada lead. Isso nos guiou a equilibrar velocidade com profundidade na interface.
“Já aconteceu de eu alocar rápido e depois descobrir que o cliente nem era elegível pro tipo de ação que eu planejei.”
Segmentação e agrupamento são fundamentais para escalar
Com o aumento da base de tarefas, usuários demonstraram dificuldade em navegar entre diferentes perfis e tipos de lead. A introdução de piscinas temáticas e filtros automáticos veio como resposta direta a essa dor. Essa organização visual permitiu que os times lidassem com milhares de tarefas mantendo o controle e a clareza.
“Quando tudo fica misturado, a gente acaba priorizando o que está mais em cima, e não necessariamente o que é mais importante.”
Melhorias Implementadas
Durante o projeto, desenvolvi dois fluxos distintos: um para desktop/tablet, voltado para os Especialistas, pois trabalham em ambientes operacionais com maior espaço de tela, e outro exclusivo paramobile, adaptado ao uso para os Agentes em campo. Cada versão foi pensada respeitando os comportamentos e limitações do contexto de uso, garantindo que a experiência fosse fluida, independente do dispositivo.
A solução foi desenhada com foco em agilidade e contexto. As principais mudanças foram:
Novo card de tarefa
Exibição de informações críticas como última tarefa realizada, tipo de cliente (PF/PJ), valor do TPV e presença de concorrência. Indicadores visuais rápidos que ajudam na priorização (ex: tags, cores e ícones).
Alocação em massa
Agora é possível selecionar múltiplos estabelecimentos e realizar a alocação de tarefas com apenas um clique.
Piscinas inteligentes
As tarefas agora são agrupadas em piscinas contextuais (Planejado, Qualificação, Mapeado, etc.), com filtros automáticos para facilitar o foco da operação.
Automação e inteligência comercial
Leads recomendados são exibidos com base em dados históricos e temperatura de oportunidade.
Fluxo Desktop/Tablet - Especialistas/Agentes
Voltado a especialistas em ambientes operacionais
Fluxo Mobile - Agentes
Pensado para agentes em campo, nativo e ágil.
Resultados
Redução de 77% no Time on Task para alocação de tarefas
Antes da reformulação, o processo de alocação exigia diversas etapas manuais, com análise individualizada de cada tarefa. A partir da introdução da alocação em massa e da exibição de informações-chave diretamente nos cards, conseguimos reduzir em 77% o tempo médio gasto para completar a jornada de alocação, impactando diretamente a produtividade dos agentes.
Processos repetitivos agora são resolvidos em segundos
O novo fluxo de seleção múltipla permite que o usuário agende tarefas para diversos estabelecimentos simultaneamente, eliminando a necessidade de navegar por várias telas e reduzindo o atrito na operação. Um processo que antes podia levar minutos por tarefa, agora é resolvido com apenas alguns cliques, uma transformação essencial para uma operação com mais de 40 mil movimentações mensais.
Aumento significativo na conversão de leads
A integração com mecanismos automatizados de qualificação de leads aumentou consideravelmente a taxa de conversão. Ao exibir primeiro os estabelecimentos com maior potencial de negócio, com base em dados históricos e comportamento recente, os agentes passaram a priorizar contatos mais estratégicos, resultando em uma abordagem comercial mais eficiente.
Tarefas mais precisas, com contexto completo para tomada de decisão
Cada card de tarefa foi repensado para trazer mais contexto ao usuário: últimas interações, tipo de cliente (pessoa física ou jurídica), volume transacionado (TPV), concorrência ativa e rotas. Esses dados, agora apresentados de forma visual e acessível, permitiram que as decisões de alocação fossem mais rápidas e assertivas, com menos dependência de planilhas ou ferramentas externas.
Organização e escalabilidade para mais de 40 mil movimentações mensais
A solução trouxe estrutura e fluidez para um volume expressivo de tarefas operacionais. Com a divisão inteligente por “piscinas” de tarefas (como Planejado, Mapeado e Qualificação), além de filtros e automações aplicadas, a interface se adaptou ao crescimento da operação sem perder usabilidade, garantindo controle mesmo em larga escala.
Principais eventos traqueados
- Time_on_task: mede o tempo médio de alocação por tarefa.
- Bulk_allocation_used: uso da alocação em massa vs. unitária.
- Card_info_clicked: se o usuário expandiu o card antes de alocar.
- Recommended_lead_allocated: adoção das sugestões de automação.
- Pool_filter_changed: uso de filtros e piscinas para priorização.
Resumo do Projeto
A reformulação do fluxo de alocação transformou um processo antes manual, demorado e fragmentado em uma experiência rápida, contextual e escalável. O resultado foi um salto de eficiência operacional e confiança dos usuários, consolidando o Marcopolo como a principal ferramenta de planejamento comercial.
